Algemene voorwaarden

Algemene voorwaarden Kate Organizing

8 okt 2026 · @Cathy

Nederlandse versie

Algemene voorwaarden van Kate Organizing, gevestigd te Papendrecht, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 24311250. Versie oktober 2026.

Definities

Opdrachtnemer – Kate Organizing, vertegenwoordigd door oprichter en eigenaar Cathy Hoekstra-Wubben, of – bij afwezigheid of bijzondere omstandigheden – door een trainer van vergelijkbare kwaliteit. In deze voorwaarden ook aangeduid als ‘Kate Organizing’.

Opdrachtgever – de organisatie, onderneming of instelling, of de natuurlijke persoon handelend in de uitoefening van beroep of bedrijf (zoals een zelfstandig ondernemer of directeur-eigenaar), die aan opdrachtnemer een opdracht verstrekt. Op basis van de verstrekte informatie maakt opdrachtnemer een voorstel voor de uitvoering, waarna bij akkoord een overeenkomst ontstaat.

Deelnemer – de natuurlijke persoon die namens of in opdracht van opdrachtgever deelneemt aan een training, workshop, coachingtraject of online programma, ongeacht diens functie of positie binnen de organisatie. Deelname maakt een deelnemer niet zelf tot opdrachtgever.

Overeenkomst – de afspraak tussen opdrachtnemer en opdrachtgever over de uit te voeren werkzaamheden. Een overeenkomst kan mondeling tot stand komen (telefonisch, persoonlijk of via een spraakbericht) of schriftelijk (per e-mail, op papier of via een tekstbericht). Kate Organizing werkt bij voorkeur met een schriftelijk voorstel of een opdrachtbevestiging. Bij bestaande opdrachtgevers kan een verlenging, uitbreiding of vernieuwing ook op een andere manier worden bevestigd.

Voorwaarden – deze algemene voorwaarden.

1. Algemeen

1.1 Deze voorwaarden zijn gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 24311250. Deze versie vervangt alle eerdere voorwaarden van Kate Organizing.

1.2 Alle opdrachten worden uitsluitend uitgevoerd onder deze voorwaarden, tenzij uitdrukkelijk anders is overeengekomen en dit door Kate Organizing schriftelijk is bevestigd.

1.3 Alle werkzaamheden worden geacht te zijn verricht te Papendrecht. Betalingen vinden plaats door overschrijving op de door Kate Organizing aangegeven bankrekening.

1.4 Afspraken met en toezeggingen van door Kate Organizing ingeschakelde derden binden Kate Organizing niet, tenzij zij deze schriftelijk heeft bevestigd.

1.5 Door het geven van een opdracht aanvaardt opdrachtgever de toepasselijkheid van deze voorwaarden, tenzij opdrachtgever deze uitdrukkelijk schriftelijk heeft verworpen. Een enkele verwijzing naar eigen voorwaarden, of een standaardclausule op briefpapier of in eigen voorwaarden die de exclusieve werking daarvan bepaalt, is daarvoor niet voldoende.

1.6 Zijn voor bepaalde onderwerpen afwijkingen van deze voorwaarden overeengekomen, dan blijven de voorwaarden voor het overige volledig van kracht. Overeengekomen afwijkingen gelden alleen voor de opdracht waarvoor ze zijn gemaakt, tenzij ze opnieuw schriftelijk worden bevestigd.

1.7 Deze voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, voorstellen, voorbereidende gesprekken en overeenkomsten tussen Kate Organizing en opdrachtgever, en op de verplichtingen die daaruit voortvloeien. Het gaat daarbij onder meer om advies, trainingen, workshops, coachingtrajecten en online leer- of trainingsprogramma’s op het gebied van effectief en slimmer werken, persoonlijke organisatie en hybride werken. Voorwaarden van opdrachtgever zijn uitgesloten, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.

1.8 Afwijkende afspraken met agenten, vertegenwoordigers of andere tussenpersonen binden Kate Organizing alleen als zij deze uitdrukkelijk schriftelijk heeft bevestigd.

1.9 Waar in deze voorwaarden ‘schriftelijk’ staat, wordt een e-mail van opdrachtgever daarmee pas gelijkgesteld als Kate Organizing per brief of e-mail laat weten inhoudelijk akkoord te gaan, of als zij daadwerkelijk uitvoering geeft aan de inhoud van die e-mail.

1.10 Uitgaande e-mails van Kate Organizing waarin staat dat er geen rechten aan kunnen worden ontleend, binden Kate Organizing op geen enkele wijze.

1.11 Kate Organizing richt zich uitsluitend op zakelijke opdrachtgevers. Deze voorwaarden zijn bedoeld voor overeenkomsten met opdrachtgevers die handelen in de uitoefening van beroep of bedrijf. Opdrachtgever staat ervoor in dat de deelnemers die hij aanmeldt bekend zijn met de voor hen relevante bepalingen, zoals die over annulering (3.3), online toegang (hoofdstuk 6) en het gebruik van materiaal (hoofdstuk 9).

1.12 Deze voorwaarden zijn opgesteld in het Nederlands en vertaald in het Engels. Bij verschil in uitleg tussen beide versies is de Nederlandse tekst leidend.

1.13 Op de verwerking van persoonsgegevens van opdrachtgever en deelnemers is de privacyverklaring van Kate Organizing van toepassing, te vinden op kateorganizing.nl.

2. Offertes

2.1 Alle aanbiedingen zijn vrijblijvend, tenzij uitdrukkelijk anders is overeengekomen. Kate Organizing is pas gebonden nadat zij de opdracht schriftelijk of per e-mail heeft bevestigd, of daadwerkelijk met de uitvoering is begonnen.

2.2 Wordt een opdracht op basis van nacalculatie geoffreerd, dan gelden de genoemde prijzen als richtprijs. De werkelijk gewerkte uren van Kate Organizing of door haar ingeschakelde derden, en de werkelijk gemaakte kosten, worden doorberekend.

2.3 Bij een samengestelde prijsopgave bestaat geen verplichting om een deel van de opdracht uit te voeren tegen een evenredig deel van de totaalprijs.

2.4 Alle prijzen zijn exclusief btw, reis- en verblijfkosten, parkeerkosten en andere belastingen, heffingen of onvoorziene externe kosten, tenzij in de opdrachtbevestiging uitdrukkelijk anders staat.

2.5 Komt een opdracht niet tot stand, dan mag Kate Organizing de gemaakte voorbereidingsuren geheel of gedeeltelijk in rekening brengen. Dit geldt alleen als er sprake is van een diepgaande voorbereiding, en gebeurt in overleg met opdrachtgever naar redelijkheid en billijkheid.

2.6 Kate Organizing mag kostenverhogingen die na het sluiten van de overeenkomst optreden en vóór de volledige uitvoering, doorberekenen aan opdrachtgever. Het gaat om verhogingen van inkoopprijzen, lonen, sociale lasten, tarieven, heffingen en belastingen. Kate Organizing stelt opdrachtgever hiervan zo spoedig mogelijk op de hoogte.

3. Opdrachten

3.1 Een gegeven opdracht bindt opdrachtgever. Kate Organizing is pas gebonden door verzending van de opdrachtbevestiging of door daadwerkelijk met de uitvoering te beginnen. Maakt opdrachtgever niet binnen acht dagen na verzending van de opdrachtbevestiging bezwaar, dan geldt de opdrachtbevestiging als juiste en volledige weergave van de overeenkomst.

3.2 Wijzigingen die opdrachtgever na het verstrekken van de opdracht wenst, moeten tijdig en schriftelijk aan Kate Organizing worden doorgegeven. Worden ze mondeling of telefonisch doorgegeven, dan is het risico van de uitvoering van die wijziging voor opdrachtgever, tenzij Kate Organizing de wijziging schriftelijk heeft bevestigd.

3.3 Annulering

3.3.1 Wil opdrachtgever een opdracht, training, sessie of inschrijving annuleren, dan zoeken opdrachtgever en opdrachtnemer eerst samen naar een passend alternatief, zoals een nieuwe datum of een vervangende deelnemer. Of een alternatief passend is, beoordeelt opdrachtnemer.

3.3.2 Is er geen passend alternatief, dan gelden de volgende annuleringskosten, tenzij schriftelijk anders is afgesproken. Ze gelden voor individuele coaching, in-company trajecten en trainingen of sessies die daar onderdeel van zijn:

• annulering 28 kalenderdagen of meer voor aanvang: kosteloos;
• annulering 27 tot en met 15 kalenderdagen voor aanvang: 50% van het honorarium;
• annulering 14 tot en met 7 kalenderdagen voor aanvang: 75% van het honorarium;
• annulering minder dan 7 kalenderdagen voor aanvang: 100% van het honorarium.

3.3.3 Annuleren gebeurt schriftelijk; een e-mail volstaat. De datum waarop opdrachtnemer de annulering ontvangt, bepaalt welke termijn geldt.

3.3.4 Is de prijs per deelnemer berekend en meldt een individuele deelnemer zich minder dan 7 kalenderdagen voor aanvang af, dan brengt opdrachtnemer 50% van het honorarium voor die deelnemer in rekening. Hetzelfde geldt als de deelnemer niet verschijnt of tussentijds stopt, bijvoorbeeld door ziekte of andere prioriteiten. Een vervangende deelnemer kan kosteloos deelnemen, mits dit vóór aanvang aan opdrachtnemer wordt doorgegeven.

3.3.5 Reeds gemaakte en niet-annuleerbare kosten, zoals zaalhuur of materialen, komen bij annulering altijd voor rekening van opdrachtgever.

3.4 Wijzigingen in de oorspronkelijke opdracht, schriftelijk of mondeling door of namens opdrachtgever doorgegeven, die tot hogere kosten leiden dan bij de prijsopgave of opdrachtbevestiging voorzienbaar was, worden extra in rekening gebracht.

3.5 Wijzigingen en annuleringen binden Kate Organizing pas na haar schriftelijke bevestiging. Voor de toepassing van de termijnen in 3.3 geldt de datum van ontvangst.

4. Uitvoering van de opdracht

4.1 Elk afgerond onderdeel van een samengestelde opdracht mag afzonderlijk worden gefactureerd. Voor de betaling daarvan geldt hoofdstuk 10.

4.2 Vertraging komt niet voor rekening van Kate Organizing, tenzij die door haar schuld is veroorzaakt, onverminderd het bepaalde in hoofdstuk 5.

4.3 Een opdracht wordt uitgevoerd binnen de daarvoor gebruikelijke tijd. Moet een opdracht met spoed worden uitgevoerd, dan mogen de extra kosten daarvan in rekening worden gebracht. Een termijn geldt alleen als fatale termijn als opdrachtgever Kate Organizing bij het geven van de opdracht schriftelijk heeft gewezen op de gevolgen van vertraging en Kate Organizing dit schriftelijk heeft bevestigd.

4.4 Overeengekomen termijnen gelden alleen als opdrachtgever de benodigde gegevens op tijd aanlevert en zijn eigen voorbereidende werkzaamheden op tijd uitvoert. Leidt een late aanlevering tot extra inzet of spoedwerk, dan komen de kosten daarvan voor rekening van opdrachtgever. Kate Organizing mag in dat geval een nieuwe uitvoeringsdatum vaststellen.

4.5 Worden werkzaamheden op locatie van opdrachtgever uitgevoerd, dan stelt opdrachtgever de benodigde faciliteiten kosteloos ter beschikking, zoals een geschikte ruimte, presentatiemiddelen en een werkende internetverbinding.

4.6 Alle uitvoeringstermijnen worden bij benadering opgegeven en zijn niet bindend. De termijn begint zodra de opdrachtbevestiging is verzonden en opdrachtgever alle benodigde gegevens heeft verstrekt. Overschrijding van een termijn ontslaat opdrachtgever niet van zijn verplichtingen en geeft geen recht op ontbinding of schadevergoeding, behalve in het geval van 4.7.

4.7 Is de overschrijding zo groot dat van opdrachtgever redelijkerwijs niet kan worden gevraagd de overeenkomst in stand te laten, dan mag opdrachtgever de opdracht schriftelijk annuleren. Kate Organizing heeft dan het recht de opdracht alsnog binnen 4 weken na ontvangst van die annulering uit te voeren. Opdrachtgever kan Kate Organizing vragen direct te laten weten of zij van dat recht gebruikmaakt.

4.8 Komt opdrachtgever een verplichting uit de overeenkomst niet na, of blijkt dat hij onjuiste gegevens heeft verstrekt of gegevens heeft achtergehouden, dan mag Kate Organizing haar verplichtingen opschorten of de overeenkomst geheel of gedeeltelijk ontbinden. Een ingebrekestelling of tussenkomst van de rechter is daarvoor niet nodig, en het recht op schadevergoeding blijft behouden. Alles wat opdrachtgever verschuldigd is, wordt dan direct opeisbaar.

4.9 Kate Organizing mag de opdracht of onderdelen daarvan laten uitvoeren door derden, als dat naar haar oordeel een goede of efficiënte uitvoering bevordert. Kate Organizing blijft verantwoordelijk voor de kwaliteit.

4.10 Het is opdrachtgever niet toegestaan om tijdens de opdracht en tot zes maanden na afloop rechtstreeks, zonder tussenkomst van Kate Organizing, een overeenkomst te sluiten met trainers of coaches die Kate Organizing voor de opdracht heeft ingeschakeld. Bij overtreding is opdrachtgever een direct opeisbare boete verschuldigd van € 10.000 per overtreding, vermeerderd met € 1.000 per week dat de overtreding voortduurt.

4.11 Kate Organizing mag gegevens en materialen van opdrachtgever die zij onder zich heeft, onder zich houden totdat alle facturen van opdrachtgever zijn voldaan, tenzij opdrachtgever voldoende zekerheid heeft gesteld. Dit recht geldt ook bij faillissement van opdrachtgever.

4.12 Kate Organizing voert de opdracht uit naar beste weten en kunnen, maar staat er niet voor in dat het door opdrachtgever beoogde doel wordt bereikt.

4.13 Blijkt tijdens de uitvoering dat de opdracht door omstandigheden die Kate Organizing niet kende of door overmacht niet uitvoerbaar is, dan mag Kate Organizing verlangen dat de opdracht zo wordt aangepast dat uitvoering wel mogelijk is. Meer- en minderkosten worden verrekend. Opdrachtgever vergoedt de werkzaamheden die al zijn verricht maar door de aanpassing niet meer bruikbaar zijn.

4.14 Voert Kate Organizing een opdracht uit in onderaanneming, dan mag zij – tenzij schriftelijk anders is afgesproken – rechtstreeks contact opnemen met de eindopdrachtgever over de inhoudelijke uitvoering.

4.15 Kate Organizing kan bij de voorbereiding en uitvoering van opdrachten AI-ondersteunde tools gebruiken, onder meer voor het ontwikkelen van trainingsmateriaal, oefeningen of andere inhoudelijke onderdelen. Kate Organizing blijft altijd verantwoordelijk voor de inhoud en kwaliteit van het geleverde.

5. Overschrijding van termijnen en overmacht

5.1 Wordt de uitvoering vertraagd door opdrachtgever of door overmacht aan zijn kant, dan mag Kate Organizing het al uitgevoerde deel en de al gemaakte kosten factureren op de momenten waarop zonder vertraging gefactureerd zou zijn. Zijn die momenten niet vooraf afgesproken, dan mag direct worden gefactureerd na afloop van de tijd die normaal voor de opdracht nodig is.

5.2 Met Kate Organizing afgesproken termijnen gelden altijd als streeftermijnen en nooit als fatale termijnen, tenzij uitdrukkelijk schriftelijk anders is overeengekomen.

5.3 Bij overmacht is Kate Organizing ontslagen van de verplichting om de afgesproken termijn te halen of de opdracht uit te voeren, zonder dat opdrachtgever recht heeft op vergoeding van kosten of schade. Onder overmacht valt in ieder geval: ziekte of onvoorziene afwezigheid van de trainer, extreme weersomstandigheden, ernstige verstoringen in het openbaar vervoer of op de weg, stakingen, epidemieën en pandemieën, overheidsmaatregelen, brand en andere ongevallen, uitval van energie, internet of andere nutsvoorzieningen, storingen bij externe aanbieders van software of online platforms, en andere onvoorziene omstandigheden waardoor uitvoering redelijkerwijs niet mogelijk is.

5.4 Bij overmacht laat Kate Organizing dit direct aan opdrachtgever weten en zoekt zij in overleg naar een vervangende datum of een vervangende trainer van vergelijkbare kwaliteit. Opdrachtgever mag de opdracht binnen acht dagen na deze melding schriftelijk annuleren, maar vergoedt dan het al uitgevoerde deel van de opdracht.

6. Online trainingen en leermiddelen

6.1 Krijgt opdrachtgever of een deelnemer toegang tot online trainingen, leeromgevingen of digitaal materiaal, dan is die toegang persoonlijk. Inloggegevens mogen niet met anderen worden gedeeld.

6.2 Kate Organizing spant zich in om online omgevingen goed bereikbaar te houden, maar garandeert geen ononderbroken beschikbaarheid. Bij storingen, onderhoud of uitval bij externe aanbieders bestaat geen recht op terugbetaling of schadevergoeding.

6.3 Online materiaal valt onder hoofdstuk 9. Opnemen, kopiëren of verspreiden ervan is zonder schriftelijke toestemming van Kate Organizing niet toegestaan.

6.4 Bij misbruik, het delen van toegang of het niet nakomen van betalingsverplichtingen mag Kate Organizing de toegang direct blokkeren.

6.5 Tenzij anders afgesproken, blijft de toegang tot online materiaal beschikbaar gedurende de periode die bij de opdracht is vermeld. Is er geen periode vermeld, dan is dat drie maanden na afloop van de training.

7. Klachten

7.1 Kate Organizing is niet aansprakelijk voor kennelijke druk-, schrijf- en rekenfouten in offertes, opdrachtbevestigingen of ander materiaal, noch voor de gevolgen daarvan. Bij verschil in uitleg van offertes of opdrachtbevestigingen geldt de uitleg van Kate Organizing.

7.2 Klachten moeten schriftelijk worden ingediend binnen acht dagen na uitvoering van de opdracht of het betreffende onderdeel.

7.3 Gebreken die redelijkerwijs niet binnen die termijn konden worden ontdekt, moeten direct na ontdekking aan Kate Organizing worden gemeld.

7.4 Een gebrek in een deel van de prestatie geeft geen recht om de hele prestatie af te keuren.

7.5 Kate Organizing voert de opdracht uit naar beste inzicht en vermogen. Tenzij schriftelijk uitdrukkelijk anders is overeengekomen, gaat het om een inspanningsverplichting en niet om een resultaatsverplichting.

7.6 Opdrachtgever verleent alle medewerking die Kate Organizing nodig heeft om een klacht te onderzoeken.

7.7 Vindt Kate Organizing een klacht gegrond, dan kiest zij tussen het kosteloos opnieuw uitvoeren van het betreffende onderdeel of het verlenen van een in overleg vast te stellen korting op de factuur.

7.8 Kate Organizing is niet verantwoordelijk voor gebreken die zijn veroorzaakt door opdrachtgever, deelnemers of derden, of door van buiten komende oorzaken.

7.9 Kate Organizing heeft geen verdere verplichtingen dan in dit hoofdstuk staan. Zij is in geen geval aansprakelijk voor bedrijfsschade of gevolgschade door het niet, niet juist of niet tijdig uitvoeren van de opdracht.

7.10 Een klacht schort de betalingsverplichting van opdrachtgever niet op.

7.11 Voor zaken die via bemiddeling van Kate Organizing door derden worden geleverd, geeft Kate Organizing geen verdere garantie dan de leverancier zelf geeft.

7.12 Opdrachtgever kan op grond van klachten of gebreken geen ontbinding van de overeenkomst vorderen.

8. Aansprakelijkheid

8.1 Kate Organizing is niet aansprakelijk voor schade, behalve als die het gevolg is van haar eigen opzet of grove schuld, wat opdrachtgever moet aantonen. In dat geval is de aansprakelijkheid beperkt tot het factuurbedrag van de betreffende opdracht, of het deel daarvan waarop de schade betrekking heeft.

8.2 Kate Organizing is niet aansprakelijk voor bedrijfs- of gevolgschade door tekortkomingen in wat door haar of via haar bemiddeling is geleverd.

8.3 Kate Organizing is niet aansprakelijk voor virussen of andere schadelijke software in digitale bestanden of via internet geleverde gegevens. Opdrachtgever controleert aangeleverde bestanden zelf.

8.4 Opdrachtgever vrijwaart Kate Organizing voor alle aanspraken van derden, waaronder deelnemers, op vergoeding van schade die is ontstaan door of in verband met de uitvoering van de opdracht, tenzij die schade het gevolg is van opzet of grove schuld van Kate Organizing.

8.5 Wordt een opdracht gegeven voor rekening van twee of meer personen of organisaties, dan is ieder van hen hoofdelijk aansprakelijk voor de volledige nakoming van de overeenkomst.

8.6 Kate Organizing behandelt gegevens en documenten van opdrachtgever en deelnemers vertrouwelijk en bewaart ze zorgvuldig. Zij is niet aansprakelijk voor verlies door brand, diefstal of beschadiging, voor zover niet door haar verzekering gedekt. Kate Organizing verstrekt geen vertrouwelijke bedrijfsinformatie, persoonsgegevens of andere herleidbare gegevens van opdrachtgever of deelnemers aan externe AI-systemen zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van opdrachtgever.

8.7 Kate Organizing is niet aansprakelijk voor onjuiste opgaven van kosten door derden of voor wijzigingen daarin. Eventuele navorderingen komen voor rekening van opdrachtgever.

8.8 Adviezen worden naar beste weten en te goeder trouw gegeven. Kate Organizing is niet aansprakelijk voor schade die direct of indirect voortvloeit uit de inhoud van haar adviezen.

8.9 Kate Organizing is niet aansprakelijk voor het al dan niet uitkomen van door haar opgestelde begrotingen, planningen of prognoses.

8.10 Zijn bij de uitvoering van een opdracht AI-ondersteunde tools gebruikt, dan is Kate Organizing niet aansprakelijk voor onjuistheden of onvolledigheden in de output daarvan, voor zover zij heeft gehandeld met de zorgvuldigheid die redelijkerwijs van haar mag worden verwacht.

9. Intellectueel eigendom

9.1 Opdrachtgever en deelnemers gebruiken de geleverde of beschikbaar gestelde ideeën, werkwijzen, teksten, cursusmaterialen, adviezen en dergelijke uitsluitend voor eigen gebruik binnen de organisatie van opdrachtgever. Zij stellen deze niet, betaald of onbetaald, aan derden ter beschikking.

9.2 Alle intellectuele eigendomsrechten, waaronder het auteursrecht, op de ideeën, werkwijzen (waaronder de KATE-aanpak), teksten, cursusmaterialen, adviezen en dergelijke die van Kate Organizing afkomstig zijn of door haar worden gebruikt, berusten en blijven uitsluitend bij Kate Organizing. Dit geldt ongeacht de bijdrage van opdrachtgever of ingeschakelde derden aan de totstandkoming ervan.

9.3 Het is opdrachtgever en deelnemers niet toegestaan de ideeën, werkwijzen, teksten, cursusmaterialen en adviezen van Kate Organizing geheel of gedeeltelijk te wijzigen, te herhalen of te vermenigvuldigen zonder haar uitdrukkelijke schriftelijke toestemming. Kate Organizing mag aan die toestemming voorwaarden verbinden, waaronder een vergoeding.

9.4 Tenzij bij de opdracht uitdrukkelijk schriftelijk anders is afgesproken, mag Kate Organizing de bij een opdracht opgedane kennis en het ontwikkelde materiaal opnieuw gebruiken voor andere opdrachtgevers, zonder vergoeding aan opdrachtgever. Vertrouwelijke informatie van opdrachtgever valt hier niet onder.

9.5 Kate Organizing mag voor promotionele doeleinden een beschrijving maken en publiceren van door haar uitgevoerde opdrachten, zonder daarin vertrouwelijke informatie op te nemen.

9.6 Voor zover bij de totstandkoming van cursusmateriaal of andere deliverables AI-tools zijn gebruikt, maakt Kate Organizing geen verdergaande aanspraak op auteursrecht dan wettelijk mogelijk is. Opdrachtgever aanvaardt dat op AI-gegenereerde onderdelen mogelijk geen of beperkt auteursrecht rust, en dat Kate Organizing daarvoor niet aansprakelijk is.

10. Betaling

10.1 Duurt de uitvoering van een opdracht langer dan een maand, of rechtvaardigt het bedrag van de opdracht dit naar het oordeel van Kate Organizing, dan mag zij vooruitbetaling of betaling in termijnen verlangen. Kate Organizing mag ook, ongeacht de afgesproken betalingsvoorwaarden, vooraf of tijdens de uitvoering voldoende zekerheid voor betaling verlangen.

10.2 Betaling vindt plaats binnen veertien dagen na factuurdatum, in euro’s en zonder aftrek of verrekening.

10.3 Betaalt opdrachtgever niet binnen de termijn van 10.2, dan is hij zonder nadere ingebrekestelling in verzuim en is hij vanaf de vervaldatum rente verschuldigd van 1% per maand of deel van een maand. Na elk jaar wordt de rente over de verschenen rente berekend. Is de wettelijke handelsrente hoger, dan geldt de wettelijke handelsrente.

10.4 Bij te late betaling mag Kate Organizing administratiekosten in rekening brengen.

10.5 Alle gerechtelijke en buitengerechtelijke kosten die Kate Organizing moet maken om haar rechten te effectueren, zijn voor rekening van opdrachtgever. De buitengerechtelijke incassokosten worden berekend volgens het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten.

10.6 Ongeacht de betalingstermijn in 10.2 mag Kate Organizing, als zij daar aanleiding toe ziet, verlangen dat opdrachtgever zekerheid stelt of een door haar te bepalen deel van de prijs vooruit betaalt voordat met de uitvoering wordt begonnen.

11. Geschillen en toepasselijk recht

11.1 Op alle overeenkomsten tussen Kate Organizing en opdrachtgever is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.

11.2 Partijen proberen een geschil eerst in onderling overleg op te lossen. Een geschil is aanwezig zodra een van de partijen dit schriftelijk aan de andere partij laat weten.

11.3 Lukt een oplossing in onderling overleg niet, dan worden alle geschillen voorgelegd aan de bevoegde rechter van de rechtbank Rotterdam.

11.4 Is een bepaling uit deze voorwaarden nietig of wordt deze vernietigd, dan blijven de overige bepalingen volledig van kracht. Kate Organizing vervangt de betreffende bepaling dan door een geldige bepaling die zo dicht mogelijk aansluit bij de oorspronkelijke bedoeling.

English version

General terms and conditions of Kate Organizing, established in Papendrecht, registered with the Netherlands Chamber of Commerce under number 24311250. Version October 2026. In the event of any difference between the Dutch and English versions, the Dutch text prevails.

Definitions

Contractor – Kate Organizing, represented by founder and owner Cathy Hoekstra-Wubben, or – in her absence or under special circumstances – by a trainer of comparable quality. Also referred to in these terms as ‘Kate Organizing’.

Client – the organisation, company or institution, or the natural person acting in the course of a trade, business or profession (such as a self-employed professional or owner-director), that assigns a commission to the contractor. On the basis of the information provided, the contractor prepares a proposal for its execution, which upon approval constitutes an agreement.

Participant – the natural person who takes part in a training, workshop, coaching programme or online programme on behalf of or at the request of the client, regardless of their role or position within the organisation. Participation does not make a participant a client.

Agreement – the arrangement between the contractor and the client regarding the work to be carried out. An agreement may be concluded verbally (by telephone, in person or by voice message) or in writing (by email, on paper or by text message). Kate Organizing prefers to work with a written proposal or order confirmation. With existing clients, an extension, expansion or renewal may also be confirmed in another way.

Terms – these general terms and conditions.

1. General

1.1 These terms have been filed with the Chamber of Commerce under number 24311250. This version supersedes all previous terms and conditions of Kate Organizing.

1.2 All assignments are carried out exclusively under these terms, unless expressly agreed otherwise and confirmed in writing by Kate Organizing.

1.3 All work is deemed to have been performed in Papendrecht. Payments are made by transfer to the bank account specified by Kate Organizing.

1.4 Arrangements with and commitments made by third parties engaged by Kate Organizing are not binding on Kate Organizing unless she has confirmed them in writing.

1.5 By placing an assignment, the client accepts the applicability of these terms, unless the client has expressly rejected them in writing. A mere reference to the client’s own terms, or a standard clause on letterhead or in the client’s own terms stating their exclusive applicability, is not sufficient for this purpose.

1.6 Where deviations from these terms have been agreed on certain matters, the terms otherwise remain fully in force. Agreed deviations apply only to the assignment for which they were made, unless confirmed again in writing.

1.7 These terms apply to all quotations, proposals, preliminary discussions and agreements between Kate Organizing and the client, and to the obligations arising from them. This includes advice, training sessions, workshops, coaching programmes and online learning or training programmes in the field of effective and smarter working, personal organisation and hybrid working. The client’s own terms are excluded, unless otherwise agreed in writing.

1.8 Deviating arrangements with agents, representatives or other intermediaries are only binding on Kate Organizing if she has expressly confirmed them in writing.

1.9 Where these terms refer to ‘in writing’, an email from the client is only equivalent to this if Kate Organizing states by letter or email that she agrees with its content, or if she actually acts on the content of that email.

1.10 Outgoing emails from Kate Organizing stating that no rights can be derived from them are not binding on Kate Organizing in any way.

1.11 Kate Organizing works exclusively with business clients. These terms are intended for agreements with clients acting in the course of a trade, business or profession. The client warrants that the participants it registers are aware of the provisions relevant to them, such as those on cancellation (3.3), online access (chapter 6) and the use of materials (chapter 9).

1.12 These terms have been drawn up in Dutch and translated into English. In the event of any difference in interpretation between the two versions, the Dutch text prevails.

1.13 The processing of personal data of the client and participants is governed by the privacy statement of Kate Organizing, available at kateorganizing.nl.

2. Quotations

2.1 All offers are non-binding unless expressly agreed otherwise. Kate Organizing is only bound once she has confirmed the assignment in writing or by email, or has actually started its execution.

2.2 Where an assignment is quoted on the basis of post-calculation, the quoted prices are indicative. The hours actually worked by Kate Organizing or by third parties engaged by her, and the costs actually incurred, will be charged.

2.3 In the case of a composite quotation, there is no obligation to carry out part of the assignment at a proportional part of the total price.

2.4 All prices are exclusive of VAT, travel and accommodation expenses, parking costs and other taxes, levies or unforeseen external costs, unless expressly stated otherwise in the order confirmation.

2.5 If an assignment does not go ahead, Kate Organizing may charge all or part of the preparation hours spent. This applies only where in-depth preparation has taken place, and is determined in consultation with the client according to reasonableness and fairness.

2.6 Kate Organizing may pass on to the client cost increases arising after the agreement was concluded and before its full execution. These include increases in purchase prices, wages, social security contributions, rates, levies and taxes. Kate Organizing will inform the client of this as soon as possible.

3. Assignments

3.1 A given assignment is binding on the client. Kate Organizing is only bound by dispatch of the order confirmation or by actually starting its execution. If the client does not raise any objection within eight days of dispatch of the order confirmation, the order confirmation is deemed to correctly and fully reflect the agreement.

3.2 Changes the client wishes to make after placing the assignment must be communicated to Kate Organizing in good time and in writing. If they are communicated verbally or by telephone, the risk of implementing the change lies with the client, unless Kate Organizing has confirmed the change in writing.

3.3 Cancellation

3.3.1 If the client wishes to cancel an assignment, training, session or enrolment, the client and the contractor shall first jointly seek a suitable alternative, such as a new date or a replacement participant. Whether an alternative is suitable is at the contractor’s discretion.

3.3.2 If no suitable alternative is available, the following cancellation fees apply, unless otherwise agreed in writing. They apply to individual coaching, in-company programmes and training sessions forming part thereof:

• cancellation 28 calendar days or more before the start: free of charge;
• cancellation 27 to 15 calendar days before the start: 50% of the fee;
• cancellation 14 to 7 calendar days before the start: 75% of the fee;
• cancellation less than 7 calendar days before the start: 100% of the fee.

3.3.3 Cancellation must be made in writing; email is sufficient. The date on which the contractor receives the cancellation determines which period applies.

3.3.4 Where the price is calculated per participant and an individual participant withdraws less than 7 calendar days before the start, the contractor will charge 50% of the fee for that participant. The same applies if the participant does not attend or discontinues during the training, for example due to illness or other priorities. A replacement participant may attend free of charge, provided the contractor is informed before the start.

3.3.5 Costs already incurred that cannot be cancelled, such as venue hire or materials, are always borne by the client in the event of cancellation.

3.4 Changes to the original assignment, communicated in writing or verbally by or on behalf of the client, that lead to higher costs than could be foreseen at the time of the quotation or order confirmation will be charged additionally.

3.5 Changes and cancellations are only binding on Kate Organizing after her written confirmation. For the periods in 3.3, the date of receipt applies.

4. Execution of the assignment

4.1 Each completed part of a composite assignment may be invoiced separately. Chapter 10 applies to its payment.

4.2 Delays are not at the expense of Kate Organizing unless caused by her fault, without prejudice to chapter 5.

4.3 An assignment is carried out within the time customary for it. If an assignment must be expedited, the additional costs may be charged. A deadline is only a strict deadline if the client has informed Kate Organizing in writing of the consequences of a delay when placing the assignment and Kate Organizing has confirmed this in writing.

4.4 Agreed deadlines only apply if the client supplies the required information on time and completes its own preparatory work on time. If late delivery results in extra effort or rush work, the costs are borne by the client. In that case Kate Organizing may set a new date for execution.

4.5 If work is carried out at the client’s premises, the client provides the necessary facilities free of charge, such as a suitable room, presentation equipment and a working internet connection.

4.6 All execution periods are approximate and not binding. The period starts once the order confirmation has been sent and the client has provided all required information. Exceeding a period does not release the client from its obligations and gives no right to dissolution or compensation, except in the case of 4.7.

4.7 If the delay is so great that the client cannot reasonably be expected to maintain the agreement, the client may cancel the assignment in writing. Kate Organizing then has the right to still carry out the assignment within 4 weeks of receiving that cancellation. The client may ask Kate Organizing to state immediately whether she will exercise this right.

4.8 If the client fails to fulfil an obligation under the agreement, or if it appears that the client has provided incorrect information or withheld information, Kate Organizing may suspend her obligations or dissolve the agreement in whole or in part. No notice of default or court intervention is required, and the right to compensation is retained. All amounts owed by the client then become immediately payable.

4.9 Kate Organizing may have the assignment or parts of it carried out by third parties if, in her opinion, this promotes proper or efficient execution. Kate Organizing remains responsible for the quality.

4.10 The client may not, during the assignment and for six months after its completion, enter into an agreement directly, without the involvement of Kate Organizing, with trainers or coaches whom Kate Organizing has engaged for the assignment. In the event of a breach, the client owes an immediately payable penalty of €10,000 per breach, plus €1,000 for each week the breach continues.

4.11 Kate Organizing may retain information and materials of the client in her possession until all invoices of the client have been paid, unless the client has provided sufficient security. This right also applies in the event of the client’s bankruptcy.

4.12 Kate Organizing carries out the assignment to the best of her knowledge and ability, but does not guarantee that the objective intended by the client will be achieved.

4.13 If during execution it appears that the assignment cannot be carried out due to circumstances unknown to Kate Organizing or due to force majeure, Kate Organizing may require the assignment to be adjusted so that execution becomes possible. Additional and reduced costs will be settled. The client compensates work already carried out that is no longer usable as a result of the adjustment.

4.14 If Kate Organizing carries out an assignment as a subcontractor, she may – unless agreed otherwise in writing – contact the end client directly about the substantive execution.

4.15 Kate Organizing may use AI-assisted tools in the preparation and execution of assignments, including for the development of training materials, exercises or other content-related components. Kate Organizing always remains responsible for the content and quality of the work delivered.

5. Exceeding deadlines and force majeure

5.1 If execution is delayed by the client or by force majeure on the client’s side, Kate Organizing may invoice the part already carried out and the costs already incurred at the times at which invoicing would have taken place without the delay. If those times were not agreed in advance, invoicing may take place immediately after the time normally required for the assignment has expired.

5.2 Deadlines agreed with Kate Organizing are always target dates and never strict deadlines, unless expressly agreed otherwise in writing.

5.3 In the event of force majeure, Kate Organizing is released from the obligation to meet the agreed deadline or to carry out the assignment, without the client being entitled to compensation for costs or damage. Force majeure includes in any case: illness or unforeseen absence of the trainer, extreme weather conditions, serious disruptions to public transport or on the roads, strikes, epidemics and pandemics, government measures, fire and other accidents, failure of energy, internet or other utilities, disruptions at external providers of software or online platforms, and other unforeseen circumstances that reasonably make execution impossible.

5.4 In the event of force majeure, Kate Organizing will inform the client immediately and seek, in consultation, a replacement date or a replacement trainer of comparable quality. The client may cancel the assignment in writing within eight days of this notification, but then compensates the part of the assignment already carried out.

6. Online training and learning resources

6.1 Where the client or a participant is given access to online training, learning environments or digital materials, that access is personal. Login details may not be shared with others.

6.2 Kate Organizing makes reasonable efforts to keep online environments accessible but does not guarantee uninterrupted availability. Outages, maintenance or failures at external providers do not entitle the client to a refund or compensation.

6.3 Online materials fall under chapter 9. Recording, copying or distributing them without the written consent of Kate Organizing is not permitted.

6.4 In the event of misuse, shared access or failure to meet payment obligations, Kate Organizing may block access immediately.

6.5 Unless agreed otherwise, access to online materials remains available for the period stated in the assignment. If no period is stated, access ends three months after the training has finished.

7. Complaints

7.1 Kate Organizing is not liable for obvious printing, writing or calculation errors in quotations, order confirmations or other materials, nor for their consequences. In the event of a difference in interpretation of quotations or order confirmations, Kate Organizing’s interpretation applies.

7.2 Complaints must be submitted in writing within eight days of execution of the assignment or the relevant part of it.

7.3 Defects that could not reasonably have been discovered within that period must be reported to Kate Organizing immediately upon discovery.

7.4 A defect in part of the performance does not give the right to reject the entire performance.

7.5 Kate Organizing carries out the assignment to the best of her insight and ability. Unless expressly agreed otherwise in writing, this is a best-efforts obligation and not an obligation of result.

7.6 The client provides all cooperation Kate Organizing needs to investigate a complaint.

7.7 If Kate Organizing considers a complaint justified, she chooses between carrying out the relevant part again free of charge or granting a discount on the invoice, to be determined in consultation.

7.8 Kate Organizing is not responsible for defects caused by the client, participants or third parties, or by external causes.

7.9 Kate Organizing has no obligations beyond those set out in this chapter. She is in no event liable for business or consequential damage resulting from the non-execution, incorrect execution or late execution of the assignment.

7.10 A complaint does not suspend the client’s payment obligation.

7.11 For goods supplied by third parties through the mediation of Kate Organizing, Kate Organizing gives no further warranty than the supplier itself provides.

7.12 The client cannot demand dissolution of the agreement on the grounds of complaints or defects.

8. Liability

8.1 Kate Organizing is not liable for damage, except where it results from her own intent or gross negligence, which the client must prove. In that case liability is limited to the invoice amount of the relevant assignment, or the part of it to which the damage relates.

8.2 Kate Organizing is not liable for business or consequential damage resulting from shortcomings in what has been delivered by her or through her mediation.

8.3 Kate Organizing is not liable for viruses or other harmful software in digital files or data supplied via the internet. The client checks supplied files itself.

8.4 The client indemnifies Kate Organizing against all claims by third parties, including participants, for compensation of damage arising from or in connection with the execution of the assignment, unless that damage results from intent or gross negligence on the part of Kate Organizing.

8.5 If an assignment is given on behalf of two or more persons or organisations, each of them is jointly and severally liable for full performance of the agreement.

8.6 Kate Organizing treats information and documents of the client and participants confidentially and stores them with care. She is not liable for loss due to fire, theft or damage, insofar as not covered by her insurance. Kate Organizing does not provide confidential business information, personal data or other identifiable data of the client or participants to external AI systems without the client’s prior written consent.

8.7 Kate Organizing is not liable for incorrect cost statements by third parties or for changes to them. Any subsequent claims are borne by the client.

8.8 Advice is given to the best of Kate Organizing’s knowledge and in good faith. Kate Organizing is not liable for damage arising directly or indirectly from the content of her advice.

8.9 Kate Organizing is not liable for whether budgets, plans or forecasts prepared by her are realised.

8.10 If AI-assisted tools have been used in the execution of an assignment, Kate Organizing is not liable for inaccuracies or omissions in their output, insofar as she has acted with the care that can reasonably be expected of her.

9. Intellectual property

9.1 The client and participants use the ideas, methods, texts, course materials, advice and the like delivered or made available solely for their own use within the client’s organisation. They do not make these available to third parties, whether for payment or free of charge.

9.2 All intellectual property rights, including copyright, in the ideas, methods (including the KATE approach), texts, course materials, advice and the like originating from or used by Kate Organizing are and remain exclusively with Kate Organizing. This applies regardless of any contribution by the client or engaged third parties to their creation.

9.3 The client and participants may not modify, repeat or reproduce the ideas, methods, texts, course materials and advice of Kate Organizing, in whole or in part, without her express written consent. Kate Organizing may attach conditions to that consent, including a fee.

9.4 Unless expressly agreed otherwise in writing at the time of the assignment, Kate Organizing may reuse knowledge gained and materials developed during an assignment for other clients, without compensation to the client. This does not apply to the client’s confidential information.

9.5 Kate Organizing may produce and publish a description of assignments she has carried out for promotional purposes, without including confidential information.

9.6 To the extent that AI tools have been used in creating course materials or other deliverables, Kate Organizing makes no claim to copyright beyond what is legally possible. The client accepts that AI-generated components may be subject to no or limited copyright protection, and that Kate Organizing is not liable in this regard.

10. Payment

10.1 If the execution of an assignment lasts longer than one month, or if the amount of the assignment justifies it in the opinion of Kate Organizing, she may require advance payment or payment in instalments. Regardless of the agreed payment terms, Kate Organizing may also require sufficient security for payment before or during execution.

10.2 Payment is due within fourteen days of the invoice date, in euros and without deduction or set-off.

10.3 If the client does not pay within the period in 10.2, the client is in default without further notice and owes interest of 1% per month or part of a month from the due date. After each year, interest is calculated on the accrued interest. If the statutory commercial interest rate is higher, the statutory commercial interest rate applies.

10.4 In the event of late payment, Kate Organizing may charge administrative costs.

10.5 All judicial and extrajudicial costs Kate Organizing must incur to enforce her rights are borne by the client. Extrajudicial collection costs are calculated in accordance with the Dutch Decree on compensation for extrajudicial collection costs (Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten).

10.6 Notwithstanding the payment period in 10.2, Kate Organizing may, if she sees reason to do so, require the client to provide security or to pay in advance a portion of the price determined by her before execution begins.

11. Disputes and applicable law

11.1 All agreements between Kate Organizing and the client are governed exclusively by Dutch law.

11.2 The parties will first try to resolve a dispute through mutual consultation. A dispute exists as soon as one of the parties notifies the other party of it in writing.

11.3 If the dispute cannot be resolved through consultation, all disputes will be submitted to the competent court of the District Court of Rotterdam.

11.4 If a provision of these terms is void or is annulled, the remaining provisions remain fully in force. Kate Organizing will then replace that provision with a valid provision that comes as close as possible to its original intention.