Plakt jouw bureau ook vol met post-its? 

"Zo! Deze stapel geeltjes kan meteen weg!"

Dat zei een deelnemer met een grote zucht van verlichting na afloop van een training Slimmer werken met OneNote bij Canon. Ik geniet daar elke keer weer van. Het is het ultieme bewijs dat overzicht direct zorgt voor rust.

Kijk eens eerlijk naar je eigen werkplek. Hoeveel gele briefjes plakken er op dit moment aan de rand van je beeldscherm? Hoeveel liggen er verspreid over je bureau, onder je toetsenbord of gepropt in je notitieboekje?

 We kennen het allemaal. Je bent bezig met een taak en ineens belt een collega. Je krabbelt snel een telefoonnummer op een post-it. Daarna bedenk je ineens dat je de tandarts nog moet bellen. Hup, weer een geeltje. Voor je het weet is je bureau een kleurrijke lappendeken van losse flodders. 

De illusie van controle

Waarom zijn we zo dol op die kleine briefjes? Het geeft ons op het moment van schrijven een gevoel van controle. „Als ik het opschrijf en in het zicht leg, vergeet ik het niet.”

Maar in de praktijk werkt het averechts. Want wat gebeurt er met al die briefjes?

•       Ze waaien weg of verdwijnen onder je toetsenbord.
•       Je leest je eigen handschrift de volgende dag niet meer terug.
•       En de grootste valkuil van hybride werken: je zit thuis aan de keukentafel en beseft dat dat ene cruciale briefje nog op je bureau op kantoor plakt. 

Elke keer als je oog op zo’n briefje valt, fluistert je brein: „Oh ja, dat moet ik ook nog doen!” Dat klinkt onschuldig, maar het is vermoeiend. Het leidt je af van het werk waar je écht mee bezig was. Fysieke chaos op je werkplek vertaalt zich direct naar onrust in je hoofd.

De oplossing: één centrale, betrouwbare plek

De oplossing is niet dat je stopt met snelle aantekeningen maken. Je brein heeft nu eenmaal ruimte nodig om dingen even te ‘parkeren’. De oplossing is dat je één centrale, betrouwbare plek kiest. Geen vijf verschillende notitieboekjes en losse vellen, maar één digitaal systeem dat altijd beschikbaar is, ook thuis. 

Zo maak je de overstap:

1. Kies één centrale dumpplek

Maak in OneNote een tabblad aan met de naam ‘Snelle notities’ of ‘Post-its’. Leer jezelf aan om élke snelle gedachte, elk krabbeltje en elk actiepunt daar in te typen. Vanaf nu is dit je enige inbox voor losse gedachten.

1. Zoeken in plaats van bladeren

Het grootste nadeel van papieren aantekeningen: je kunt ze niet doorzoeken. Met een digitaal notitieblok vind je alles terug met één druk op de knop (CTRL+F). Dat telefoonnummer van vorige week? In drie seconden gevonden.

1. Koppel een actie aan elke notitie

Een aantekening zonder actie is ruis. Loop aan het eind van de dag je digitale notities door: is het een taak? Zet hem in je takenlijst. Is het archief? Verplaats het. Is het afgehandeld? Delete het. Zo blijft ook je digitale bureau strak en overzichtelijk.

Een leeg bureau is een leeg hoofd

Zodra je leert vertrouwen op je digitale systeem, durf je het papier los te laten. Je hoeft niet meer krampachtig alles in het zicht te houden. Je weet dat het veilig staat opgeslagen en dat je het altijd — ook thuis — terugvindt.

De deelnemer bij Canon EMEA zei het misschien het mooist: „Zo! Deze stapel geeltjes kan meteen weg!” Dat is geen kleine overwinning. Dat is rust in je hoofd.

Ben jij stiekem nog de burgemeester van Geeltjes-stad? In de training Slimmer werken met OneNote laat ik je precies zien hoe je van je notitieblok een feilloos digitaal brein maakt. Plan gerust een vrijblijvende kennismaking in.