Heb je even?

Ja komt zo makkelijk uit je mond 

Ja zeggen voelt snel en vriendelijk. Nee zeggen kost kracht. Je weet niet hoe de ander reageert en je wilt niemand teleurstellen.

Bij veel mensen speelt nog iets mee. Je hebt bijvoorbeeld een dienstverlenende instelling, je wilt een betrokken collega zijn, of je wilt het perfect doen. Het zijn mooie kwaliteiten. Alleen nemen ze je ook mee naar te veel hooi op je vork. Zeker in een ondersteunende functie voelt je nee tegen een collega of leidinggevende al snel niet gepast.

Een keer ja zeggen is een kleine moeite. Na een paar keer weet iedereen precies waar ze moeten zijn.

Twee ballen op je bureau

Een hulpmiddel dat ik in mijn trainingen laat zien is bijna te eenvoudig: twee gekleurde ballen op je bureau.

De rode bal betekent: ik ben bezig. De groene bal betekent: kom maar.

Je gebruikt ze op vaste momenten. Het is een blok waarin je aan één taak werkt, zonder mail, zonder meldingen en zonder collega's die even iets vragen. Je zet de rode bal bovenaan en iedereen ziet hoe het zit. Maar nog belagnrijker als signaal naar collega’s is het vooral een signaal naar je zelf. Rood betekent dat je nu nee zegt. En die belofte zorgt dat je hem ook beter houdt. 

Als je collega toch komt

Ja, maar dan heb je niet met mijn collega’s gewerkt. Soms komt je collega toch. Dan helpen een paar zinnen die je van tevoren hebt geoefend. 

Weet je niet meteen wat je wilt antwoorden? Bouw dan een buffer in:

• Kan ik daar vanmiddag op terugkomen bij je?

• Ik geef je liever een goed antwoord dan een snel antwoord. Voor het einde van de dag hoor je van mij.

Wil je duidelijk nee zeggen?

• Ik zou je graag helpen, maar op dit moment heb ik geen ruimte in mijn planning.

• Goed dat je het vraagt. Ik heb andere prioriteiten, dus ik kan je hier niet mee helpen.

Blijft iemand aandringen?

• "Ik snap dat dit niet is wat je wilt horen, maar een ander antwoord kan ik je niet geven."

• "Voel je vrij om het later nog eens te vragen. Voor nu moet ik je helaas teleurstellen."

Bedenk je maar het verschil, je zegt nee tegen de vraag, maar de persoon blijft gewoon welkom.

Neem het probleem niet over

Beloof je mij dat je het probleem van de ander niet overneemt? Het is zo verleidelijk. Vaak zeg je het zo in een poging om te helpen. Dit zijn bijvoorbeeld zinnetjes om te oefenen.

Weet je wie het wel kan oplossen? Stuur je collega dan zelf op pad, in plaats van voor hem of haar te gaan zoeken.

Zo begin je morgen

Kies één aanpak die bij jou past en oefen je voorbeeld zin vandaag hardop, in de auto of onder de douche. Dan hoef je morgen niets meer te bedenken als iemand vraagt of je even tijd hebt.

Als trainer in Papendrecht oefen ik dit met groepen aan de hand van situaties uit hun eigen werkdag. Wil je weten wat dat voor jouw team kan opleveren? Plan een vrijblijvende kennismaking in.