Hoe krijg je grip op je inbox

Een overvolle inbox is een van de grootste productiviteitskillers. 

Hier zijn drie tips die direct resultaat opleveren!

Tip 1: Beperk het aantal keren dat je je mail checkt

Elke keer dat je je inbox opent, raak je afgeleid. Je brein moet schakelen en dat kost tijd. De oplossing? Check je mail op vaste momenten.

✅ Begin je dag met een taak, niet met je inbox.
✅ Plan 2 tot 3 vaste mailmomenten (bijvoorbeeld 10:00 en 15:00).
✅ Zet notificaties uit, zodat je niet steeds wordt onderbroken.

KATE-tip: Stel een automatische reply in met jouw mailmomenten, zodat collega’s weten wanneer ze een reactie kunnen verwachten.

 Tip 2: Werk met de 3-D regel: Doen, Delegeren of Dumpen

Waarom blijven mails ongelezen in je inbox staan? Omdat we uitstellen. Maak het simpel en beslis direct met de 3-D regel:

🟢 Doen: Kan je de mail binnen 2 minuten afhandelen? Doe het meteen!
🟡 Delegeren: Is iemand anders verantwoordelijk? Stuur het door en archiveer.
🔴 Dumpen: Niet relevant? Archiveer of verwijder direct.

KATE-tip: Gebruik filters om nieuwsbrieven en CC’s direct in aparte mappen te zetten. Zo blijft je hoofd-inbox overzichtelijk.

Tip 3: Stop met je inbox als to-do lijst gebruiken

Veel mensen laten ongelezen mails in hun inbox staan als herinnering. Fout! Een inbox is geen takenlijst.

✅ Zet taken uit e-mails direct in je agenda of een to-do lijst (zoals Outlook To-Do of Google Tasks).
✅ Archiveer of verwijder de mail zodra de taak is ingepland.
✅ Gebruik notitie-apps zoals OneNote of Evernote voor losse ideeën.

KATE-tip: Werk toe naar een lege inbox aan het eind van de dag. Alles wat niet is afgehandeld, staat in je takenlijst of agenda.

Dus, zo krijg je grip op je inbox

✔ Check je mail niet de hele dag, maar op vaste momenten.
✔ Gebruik de 3-D regel: Doen, Delegeren of Dumpen.
✔ Zet taken uit e-mails direct in je agenda of takenlijst.

Wil jij jouw inbox écht onder controle krijgen? In onze trainingen leer je hoe je slimmer omgaat met je tijd, e-mails en werkstructuur.

📅 Plan een gratis intakegesprek en ontdek hoe je werkdag productiever én rustiger wordt.