Je hoofd is geen takenlijst, zo stop je alles in je hoofd te houden

Je probeert het vast te houden. Naast alles wat er al in je hoofd zit. Tegen het einde van de vergadering weet je niet meer en dan komt hij opeens in de nacht weer omhoog. Herken je dat? Je hoofd als verzamelbak van alles wat je nog moet doen, nog moet regelen, nog moet onthouden. Het kost energie. Het leidt af.

Het werkt niet.

Waarom je hoofd dit niet aankan

Je hoofd is gemaakt om te denken, niet om op te slaan. Toch behandelen de meeste mensen het als een takenlijst: alles erin gooien en hopen dat het er op het juiste moment weer uitkomt.

Wat er in werkelijkheid gebeurt: je brein blijft op de achtergrond draaien om niets te vergeten. Dat kost energie. Juist ook als je er niet bewust mee bezig bent. Aan het eind van de dag ben je moe of overprikkeld. Dat komt omdat je hoofd de hele dag heeft staan draaien.

Bij Canon gaf ik een training Slimmer werken. Een van de deelnemers had haar bureau bezaaid met post-its. Telefoonnummers, actiepunten, ideeën allemaal in het zicht, zodat ze niets zou vergeten.

„En toch vergat ik altijd iets,” zei ze. „Of ik was de hele dag afgeleid omdat mijn oog steeds op die briefjes viel.”

Elke keer als ze een post-it zag, fluisterde haar brein: oh ja, dat moet ik ook nog. 

De oplossing: alles uit je hoofd, hup naar één plek 

Je hoofd leegmaken betekent niet dat je dingen vergeet. Het betekent dat je ze ergens veilig parkeert, zodat je brein ze los kan laten.

Dat vraagt om vertrouwen in je systeem. Zolang je niet gelooft dat een taak veilig staat, blijft je hoofd eraan vasthouden. Zodra je weet dat het ergens staat in je takenlijst, in je agenda, dan laat het los. 

De deelnemer bij Canon nam na de training afscheid van haar post-its. Niet omdat ze niets meer wilde opschrijven, maar omdat ze een centrale systeem koos. Alles ging voortaan in OneNote. Doorzoekbaar, altijd beschikbaar, ook thuis.

„Zo! Deze stapel geeltjes kan meteen weg.”

 Dat was een kleine overwinning. Dat was rust in haar hoofd.

Wil jij dit ook? Zo pak je het aan in drie stappen

1. Doe een hoofd-leeg-dump

Neem vijf minuten en schrijf alles op wat in je hoofd rondspookt. Taken, ideeën, open vragen, dingen die je nog moet regelen. Niet sorteren, niet prioriteren, gewoon alles eruit. Papier mag, maar een digitale plek werkt beter omdat je het altijd kunt terugvinden.

2. Kies een centraal systeem

Een notitieboekje, een app en een bureau vol post-its werken niet. Kies een plek waar alles terechtkomt. Dit mag zijn wat voor jou werkt, OneNote, je takenlijst in Outlook, een notitie op je telefoon, het maakt niet uit welke, als je er maar consequent in bent.

3. Doe het direct ook nu

Heb je nu iets in je hoofd zitten? Zet het er gelijk in. Niet straks, nu. Twee minuten. Daarna ben je zo weer in de goede flow.

Je hoofd is voor denken, niet voor bewaren

Een systeem buiten je hoofd is geen extra taak. Het is juist wat je hoofdruimte teruggeeft voor het werk dat er echt toe doet.

Minder ruis. Meer focus. En aan het eind van de dag een voldaan gevoel.

Wil je ontdekken hoe jouw systeem eruitziet als het echt voor jou werkt? 

Als trainer in Rotterdam en omgeving help ik professionals en teams om hun werkprocessen zo in te richten dat ze weer overzicht hebben. Plan een kennismaking in.